In die digitale Zukunft steuern – mit dem ikp Cockpit

08. 08. 2017

Künstliche Intelligenz und Bots sind in der Freizeit unsere ständigen Begleiter. Sie sagen den Weg an und kaufen Milch nach, wenn der Kühlschrank leer ist. Eine Erleichterung des Alltags. Und in der Arbeit? Wir kämpfen mit einer Flut an Informationen, Dokumenten und Aufgaben, die gefiltert, dokumentiert, ausgetauscht und evaluiert werden müssen. E-Mails, Listen, Fileserver, Telefonate und Besprechungen auf verschiedenen Plattformen machen unsere Projekte unübersichtlicher und uns selbst ineffizienter. Unsere Lösung: Ein eigenes new work@ikp Konzept, das sich rund um ein Social Intranet auf der Basis von Wiki-Technologie dreht.

Selbständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Community – das sind die Werte von new work, dem aktuell zentralen Schlagwort rund um vernetztes Arbeiten. Auch wissensbasierte Dienstleister müssen ihre Arbeitswelt neu denken und ihre Unternehmensstruktur strategisch anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – und in unserem Fall auch unsere Kunden bei der digitalen Transformation begleiten und beraten zu können. Neben einem offen gestaltbaren Arbeitsumfeld für unsere Mitarbeiter mit Fokus auf Inklusion, flexiblen Arbeitszeitmodellen, offenen Arbeitsplätzen und Rückzugsorten wie unserem „Wohnzimmer“ heißt das auch, digitales und virtuelles Zusammenarbeiten bestmöglich voranzutreiben.

Kollaboration statt Kollaps

Im Frühsommer geht daher das ikp Cockpit, unsere interne digitale Plattform, online. Sie ermöglicht es uns, als vernetztes Unternehmen Informationen, Dokumente und Wissen zu teilen und kollaborativ zu bearbeiten. Ähnlich wie in einem Social Network wird für alle Mitarbeiter sichtbar, wer gerade an welchen Themen arbeitet, was in den verschiedenen Standorten läuft und welche Projekte für unsere Kunden umgesetzt werden. So wird gefördert, was in der Fachsprache „Collaboration“ heißt: effizientes Teilen von Wissen und gemeinsames Erarbeiten von Konzepten und Lösungsansätzen.

Alles unter einem Hut

Sämtliche für die Zusammenarbeit relevanten Informationen sind auf einen Klick verfügbar. Standortspezifische Konzepte aber auch übergreifende Projekte sind für alle Mitarbeiter verfügbar. Darüber hinaus werden alle unternehmensinternen Nachrichten über die integrierte Blogfunktion verteilt – rasch und unkompliziert. Die aktuellen Änderungen werden im „Zuletzt aktualisiert“ Stream angezeigt – ähnlich wie die aktuellen Neuigkeiten in Social Networks. So sind alle Mitarbeiter gut informiert, und sie vernetzen sich selbstorganisiert und direkt. Damit vereint das ikp Cockpit alles unter einem Hut und löst die herkömmlichen E-Mails, Newsletter und Projektlisten ab.

Wiki = „schnell“

Wir nutzen für unser ikp Cockpit die leistungsfähige Wiki-Technologie Confluence. Das Tool des australischen Herstellers Atlassian wird weltweit von ca. 35.000 Teams eingesetzt – Tendenz steigend – und wurde von HGN, einer Vorarlberger Consultingfirma, für unsere Bedürfnisse maßgeschneidert. Der Begriff „Wiki“ kommt ursprünglich aus dem Hawaiianischen und bedeutet „schnell“. So arbeitet es sich auch mit dem Cockpit. Informationen werden über die leistungsfähige Suche blitzschnell gefunden – egal, wo sie liegen.

Factbox:

Was heißt…effizient kommunizieren und kollaborieren
1. Digital first: Wir nutzen moderne digitale Technologien, um Informationen, Ideen und Wissen zu teilen. So können wir auch die analoge Kommunikation und Zusammenarbeit entscheidend verbessern.
2. Transparenz: Informationen und Dokumente müssen für alle Mitarbeiter einfach und rasch zugänglich sein. Auch von unterwegs.
3. Vernetzung: Wir vernetzen Informationen und Menschen gezielt miteinander – analog und digital.
4. Struktur: Wir legen Wert auf gut strukturierte Informationen und Tools. So bewahren wir stets den Überblick, auch in umfangreichen Projekten.
5. Spaß: Die Anwendung der Tools muss einfach sein und Spaß machen.

Liken, kommentieren, Ideen entwickeln

Das unternehmensrelevante Wissen ist im ikp Cockpit gespeichert. Dabei geht es sowohl um Spielregeln, Arbeitsprinzipien und Prozessbeschreibungen wie auch um die Gesamtheit der aktuellen Informationen, die tagtäglich von den Teams weiterentwickelt werden. Als besonders wertvoll hat sich auch die Kommentarfunktion erwiesen. So gelingt der niederschwellige und direkte Austausch zu Themen – und auch der Spaß kommt nicht zu kurz.

Vernetzt unternehmen

Die viel zitierte digitale Transformation kann nur durch einen Lernprozess „von innen heraus“ funktionieren. Menschen müssen ein tieferes Verständnis für die Möglichkeiten der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien aufbauen. Dabei geht es um weit mehr als nur Technologie – es geht um neue Paradigmen in der Unternehmenssteuerung und Zusammenarbeit. Unternehmenswikis sind für diesen Lern- und Verbesserungsprozess perfekt geeignet. Denn sie schaffen vor allem eines, worauf es in Zukunft ankommen wird: Transparenz und Überblick. Der Nutzen bietet sich in unserer standortübergreifenden Zusammenarbeit und den daraus resultierenden Synergien. Die Digital Natives quer durch die Agentur begleiten den Kunden auf dem Weg der digitalen Transformation, nicht nur bei der perfekten Ausrichtung der Social-Media-Kanäle. In einem weiteren Schritt wird das datensichere ikp Cockpit auf einem Server in Vorarlberg auch für den Kunden zur optimalen Zusammenarbeit angeboten.

Susanne Hudelist

Susanne Hudelist


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