Online-Meetings – vom Feind zum Freund

10. 04. 2020

Online-Meetings – vom Feind zum Freund

„Hallo? Hörst du mich?“ – Eine ganz normale Konversation der letzten Tage und Wochen im Homeoffice. Grund dafür sind Meetings, die via Videokonferenz-Tools abgehalten werden. Mit ein paar Tricks können virtuelle Besprechungen aber im Handumdrehen vom Feind zum Freund werden.

Egal für welchen Online-Chat mit Videofunktion man sich entscheidet: Ein mulmiges Gefühl vor dem Start des Meetings bleibt meist bestehen. Funktioniert die Verbindung? Sind alle Teilnehmer technikaffin genug, um sich einzuwählen? Mit der ikp-Checkliste für Online-Meetings ist man für kleinere und größere Hürden gut vorbereitet:

 

1. Technische Grundlagen

Bevor man Kollegen, Kunden oder Partnern ein Tool empfiehlt bzw. sie direkt für ein Gespräch mit externen Personen nutzt, sollte man sich selbst die technischen Basics aneignen. Das beginnt schon bei Kleinigkeiten wie der Anmeldung und geht bis hin zu den Grundlagen der Bedienung – zum Beispiel Screensharing. Nur wenn man selbst mit dem Umgang vertraut ist, kann man anderen bei Schwierigkeiten und Verständnisproblemen schnell weiterhelfen.

 

2. Test, Test, Test

Auch wenn die meisten Videokonferenz-Tools recht ähnlich funktionieren, unterscheiden sie sich in Kleinigkeiten und nicht jeder Anbieter weist die gleichen Funktionen auf. Je nachdem, was der Call erfordert – ob das Teilen von Dateien, das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument oder simples Plaudern – sollte man die passende Plattform wählen. Um sicherzugehen, dass alles wie geplant funktioniert, ist es wichtig, das Tool vorher ausgiebig zu testen, bestenfalls intern und im kleinen Rahmen. Klappt bei der Probe alles reibungslos, startet man das Online-Meeting gleich mit größerer Selbstsicherheit!

 

3. Festlegen der Sprecherrolle

Um unangenehme Stille zu vermeiden, bietet es sich an, einen Hauptsprecher, der durch den Call führt, festzulegen. Seitens der Agentur kann das beispielsweise der Teamlead sein. Mit kleinen Gesprächspausen signalisiert der Leiter der Videokonferenz, dass gerne weitere Inputs folgen können. So umgeht man störendes Unterbrechen, das teilweise durch Rückkoppelung oder Zeitverzögerung aufgrund von schlechten Verbindungen verursacht wird. Der Call-Organisator kann bei einigen Tools auch einfach alle anderen Teilnehmer stumm schalten, so werden lästige Hintergrundgeräusche mit einem Klick gestoppt. Durch kleine Handzeichen kann die nächste Wortmeldung signalisiert werden – manche Plattformen haben dafür wiederum eigene Anwendungen, um „aufzuzeigen“.

 

4. Agenda als Hilfestellung

Erleichtert wird ein reibungsloser Ablauf durch eine Agenda, die Schritt für Schritt durch das Meeting führt. Abgelesen sollte keinesfalls werden. Die Agenda – gerne auch ausgedruckt – dient lediglich als Leitfaden und Anhaltspunkt. Durch kurze Rückfragen, bevor man zum nächsten Thema übergeht, werden passive Zuhörer zu aktiven Mitrednern.

 

5. Warm welcome!

Eine Wohlfühlatmosphäre ist nicht nur beim Face-to-Face-Gespräch wichtig, sondern auch im Internet. Kennt man einige der Teilnehmenden nicht, ist eine Vorstellungsrunde angenehm, um das Eis zu brechen. Auch hier ist ein festgelegter Moderator sinnvoll, der die Begrüßung übernimmt.

 

6. Keine Ablenkungen

Auch im Internet gelten die Gesetze der Höflichkeit, die in der „realen Welt“ Standard sind. So gilt es bei persönlichen Treffen als unhöflich, während des Gesprächs am Handy zu tippen, in der Luft herumzuschauen oder übermäßig an den Haaren zu zupfen – auch bei Online-Gesprächen ist das ein No-Go. Dem Gesprächspartner sollte man Aufmerksamkeit suggerieren, zum Beispiel durch Nicken oder interessiertes Nachfragen – aber bitte ohne zu unterbrechen!

 

7. Körpersprache

Auch die Körperhaltung sollte offline wie auch online dieselbe sein. Ein aufrechtes Sitzen und ein gerader Blick in die Kamera wirken nicht nur respektvoll, sondern auch kompetent. Im Homeoffice, in den eigenen vier Wänden, fühlt man sich sicher und unbeobachtet, sollte aber niemals vergessen, dass auch negative oder desinteressierte Gesten – Augen verdrehen, an den Kopf greifen etc. – bei einer Videokonferenz nicht unbemerkt bleiben.

 

8. Kameraeinstellung

Natürlich kann man niemanden verpflichten, die Kamera während des Gesprächs einzuschalten – manchmal ist das zum Beispiel aufgrund von schwacher Internetverbindung auch gar nicht möglich. Dennoch ist es angenehmer, wenn man seine Gesprächsteilnehmer sieht – sofern die Mehrheit die Videofunktion aktiviert hat. Möchte man nicht live gesehen werden, kann man zumindest ein Profilbild anlegen, damit Teilnehmer, die man beispielsweise noch nie persönlich getroffen hat, auch ein Bild zum Namen und der Stimme haben. Meist ist es möglich, den Nutzernamen anzuführen, was ebenfalls empfehlenswert ist.

 

9. Features nutzen

Möchte man Links oder Dokumente versenden, bieten sich Chatfenster der Videokonferenz-Tools an. So können alle Teilnehmer zeitgleich auf Websites gelangen, ohne dafür das Programm oder den Tab verlassen und beispielsweise die Emails aufrufen zu müssen. Eine weitere Möglichkeit ist Screensharing, mittels eines Klicks kann der Host des Calls seinen Bildschirm mit allen teilen. Je nach Meeting-Dienst gibt es diverse Möglichkeiten, wie digitale Whiteboards, Break Out Rooms etc.

 

10. Authentizität

Ganz wichtig ist es, man selbst zu bleiben! Fühlt man sich nicht wohl dabei, sich selbst beim Video-Telefonieren zu sehen, kann man das eigene Bild deaktivieren. Gestikuliert man gerne und viel, so sollte man das auch Online beibehalten. Je nach Gesprächsteilnehmer – ob formell oder locker – sollte auch die Garderobe gewählt sein. Ob man sich an modische Extreme wagt, Schlabberlook oder Hosenanzug im Homeoffice, muss jeder selbst entscheiden. Und nicht vergessen: Selbst wenn man den Hintergrund bei vielen Anbietern verpixeln oder gar individualisieren kann, zeigen viele einen Teil ihres Zuhauses und damit ihrer Privatsphäre. Lieber bei Punkt 8 zusätzlich vorab testen, was bei eingeschalteter Kamera alles in das Blickfeld rutscht.

 

Weitere Blogbeiträge zu diesem Thema:

 

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Titelbild von Charles Deluvio bei Unsplash

Teresa Pichler

Teresa
Pichler


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