Tipps für eine ansprechend und rechtskonforme E-Mail-Signatur

24. 08. 2022

Tipps für eine ansprechend und rechtskonforme E-Mail-Signatur

Wusstet ihr, dass viele Signaturen aus rechtlicher Sicht unzureichend sind? Firmenname, Rechtsform, E-Mail-Adresse und Icons mit Verlinkung – wie ihr eine den Vorschriften entsprechende und trotzdem ansprechende E-Mail-Signatur verfasst, welche Richtlinien und Pflichten es dafür gibt und was bei der Gestaltung zu beachten ist, erfährt ihr hier.

Informationspflicht

Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen haben nach dem Unternehmensgesetzbuch die Pflicht, wichtige Informationen über das Unternehmen in E-Mails und im Impressum anzuführen. Auch auf Bestellscheinen und Geschäftsbriefen gibt es gewisse Vorschriften zu beachten.

Eine E-Mail-Signatur muss alle wichtigen Informationen, im Idealfall kurz und knapp zusammengefasst, beinhalten. Zu beachten ist zum einen der richtige Inhalt und die Formatierung des Absatzes, zum anderen die Gestaltung. Wer gute Arbeit leistet, bleibt der Kundschaft im Gedächtnis – was will man mehr?

Inhalt

Damit das Ziel, sich bei der Kundschaft einzuprägen, erreicht werden kann, muss vorerst geklärt werden, welche Kernelemente eine E-Mail-Signatur hat. Zu den absoluten Must-Haves zählen der vollständige Name sowie der Firmenname inklusive Firmenwortlaut gemäß Firmenbucheintrag. Weitere relevante Inhalte:

Rechtlich verpflichtend für alle:

  • Firmensitz
  • Rechtsform
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, ist dies anzuführen

Für jede spezifische Rechtsform gibt es noch weitere rechtliche Vorschriften – mehr Information findet ihr unterhalb.

Freiwillige Inhalte:

  • Geschäftliche Telefonnummer
  • Stellenbezeichnung des*der Absenders*in
  • Eventuell ein Businessfoto des*der Absenders*in
  • Icons der wichtigsten Social-Media-Kanäle inkl. Verknüpfung zum persönlichen oder Firmenprofil
  • Firmenlogo, eventuell inklusive Slogan
  • Link zur Firmenwebsite
  • Call-to-Action, wie z.B. eine verlinkte Anmeldemöglichkeit für euer neuestes Webinar: „Jetzt hier anmelden“
  • Disclaimer
  • Umweltschutz-Hinweis

Ein Disclaimer kann, muss aber nicht in der E-Mail-Signatur enthalten sein. Eine gesetzliche Pflicht ist es nicht, ihn anzuführen, er wird jedoch oft verwendet, um auf die Vertraulichkeit der enthaltenen Informationen hinzuweisen. Disclaimer können beispielsweise so aussehen:

 

Diese Nachricht ist ausschließlich für den*die bezeichneten Adressaten*Adressatin oder dessen*deren Vertreter*in bestimmt. Beachten Sie bitte, dass jede Form der unautorisierten Nutzung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhaltes der E-Mail nicht gestattet ist. Sollten Sie nicht der*die vorgesehene Adressat*in dieser E-Mail oder dessen*deren Vertreter*in sein, so bitten wir Sie, sich mit dem*der Absender*in der E-Mail in Verbindung zu setzen und anschließend diese E-Mail und sämtliche Anhänge zu löschen.

 

Außerdem empfehlen wir euch, euren Adressaten den Hinweis zu geben, dass nicht jede E-Mail ausgedruckt werden muss – gemeinsam für mehr Umweltschutz. Das sind Beispiele dafür:

„Bitte prüfen Sie der Umwelt zuliebe, ob der Ausdruck dieser Mail erforderlich ist.“ oder
„E-Mails sparen Zeit und Geld, sie nicht auszudrucken spart Bäume.“

Rechtsformspezifische Informationspflicht

Es gibt pro Unternehmensform unterschiedliche rechtliche Vorgaben. Eingetragene Einzelunternehmer müssen immer dann ihren vollständigen Namen anführen, wenn jener vom Firmenbucheintrag abweicht. Beispielsweise muss „Eberle Sportcoaching“ auch den vollen Namen der Eigentümerin, z.B. Alexandra Eberle, angeben. Bei offenen Gesellschaften sowie Kommanditgesellschaften ist das Ganze schon komplizierter. Hilft nichts, Pflicht ist Pflicht. Da bei Nicht-Einhaltung dieser Richtlinien hohe Strafen möglich sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, euch mit den rechtsformspezifischen Informationspflichten zu beschäftigen. Die detaillierteren Inhalte gibt’s auf www.wko.at.

Formatierung

Damit eure Signatur professionell wirkt, achtet unbedingt auf eure Formatierung. Zusätzlich könnt ihr euch durch eine ansprechende und kreative Gestaltung von anderen abheben und die eigene Marke positiv präsentieren – aber Achtung, nicht zu bunt und überladen. Haltet das Design schlicht und lenkt nicht vom eigentlichen Sinn der Signatur, nämlich der Information, ab.

Für eine klare Gestaltung empfiehlt es sich vor allem, die Anzahl der Farben als auch die der Schriftarten zu minimieren. Für eine ordentliche Struktur ist es sinnvoll, Tabellen oder Trennlinien zu verwenden. Dies verschafft ein optisch ansprechendes, geordnetes und übersichtliches Layout.

PS: Die wichtigsten Elemente der Signatur eignen sich am besten als Eyecatcher.

 

Autorin: Clara Fischnaller

©Maxim Ilyahov @unsplash

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