Urlaubsvertretung: Abwesenheitsassistent*in

19. 07. 2022

Urlaubsvertretung: Abwesenheitsassistent*in

Sommer, Sonne, Sonnenschein: Der Urlaub steht vor der Tür. Auch wenn sich die Gedanken nur mehr um die wohlverdiente Auszeit drehen, sollte auf eine passende Kommunikation während der Abwesenheit nicht vergessen werden. Wir zeigen, wie’s richtig geht.

 

Vorbereitung ist die halbe Miete

Die ersten Gedanken an den großen Sommerurlaub schwirren schon in den Köpfen herum und die ein oder andere Buchung wurde schon getätigt. Es sollte aber nicht vergessen werden, die Abwesenheit im Büro rechtzeitig Kund*innen und Geschäftspartner*innen zu kommunizieren.

Eine elegante Lösung kann eine Urlaubsankündigung in der Mailsignatur sein. So werden Mitarbeitende und Partner*innen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Abwesenheit bestens informiert und können sich arbeitstechnisch entsprechend einstellen. So warten am ersten Tag des Urlaubs keine bösen Überraschungen, weil Deadlines o.ä. nicht eingehalten wurden.

URLAUBSANKÜNDIGUNG 🍉☀🏞
Ich werde von 25 Juli bis 7. August 2022 im Sommerurlaub sein. Ab 8. August bin ich wieder regulär in der Agentur erreichbar.

 

Sollte das ganze Büro oder die komplette Firma einen Betriebsurlaub einlegen, muss auch das an allen wichtigen Stellen kommuniziert werden. Dabei nicht zu vergessen: Website, Google MyBusiness und Social Media.

Sommer, Sonne, Sonnenschein: unser Sommerurlaub steht an 🍉☀🏞
ikp macht von 25 Juli bis 7. August 2022 Betriebsurlaub.

 

Wir empfehlen die Urlaubsankündigungen rund drei Wochen vor Beginn der Auszeit in die Kommunikation miteinzubinden und zu veröffentlichen.

 

Urlaubsvertretung: Abwesenheitsassitent*in

Noch schnell alle offenen Aufgaben erledigen, die Urlaubsübergabe für die Kolleg*in vorbereiten und hinaus zur Türe. So schnell kann es am letzten Tag vor dem Urlaub gehen. Da wird die automatische Abwesenheitsnotiz schon mal vergessen. Die Folge: Geschäftspartner*innen wissen nicht Bescheid und wundern sich über unbeantwortete Nachrichten und Anrufe. Ein gut vorbereiteter Abwesenheitsassistent*in ist die passende Lösung.

Dabei muss es nicht immer fad und trocken sein. Gerade Urlaubsantworten vertragen etwas gute Laune und kreative Wörter. Noch ein paar Emojis eingefügt und schon gestaltet sich die automatische Antwort als kreative, persönliche Message nach außen.

 

Generell sollen folgende Inhalte beachtet werden:

  • Höfliche und passende Anrede
  • Grund der Abwesenheit
  • Erster und letzter Tag der Abwesenheit
  • Datum der Rückkehr
  • Information über mögliche Vertretungen inkl. Kontaktdetails
  • Abschließende Grußformel inkl. Mailsignatur

 

Beispiel 1

Betreff: Automatische Antwort

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit auf Urlaub. 🍉☀️🏞️

Ich bin bis einschließlich 7. August 2022 außer Haus und ab 8. August 2022 wieder regulär für Sie erreichbar.

Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. Gerne helfen Ihnen meine Kolleg*innen in der Agentur unter 05572 398811 weiter. Für dringende Angelegenheiten melden Sie sich gerne bei meiner Kollegin Katharina Schneider (katharina.schneider@ikp.at).

Beste Grüße,
Madlen Dürr

 

Beispiel 2

Betreff: Sommer, Sonne, Sonnenschein – hey ab in den Süden 🍉☀️🏞️

Guten Tag und vielen Dank für deine Nachricht.

Ich strecke gerade meine Füße in den Sand und genieße meinen Sommerurlaub.

Ich bin von 25 Juli bis 7. August 2022 außer Haus und ab 8. August 2022 wieder in der Agentur erreichbar.

Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. Gerne helfen dir meine Kolleg*innen in der Agentur unter 05572 398811 weiter.

Sonnige Grüße,
Madlen Dürr

 

Beispiel 3

Betreff: Out Of Office #sommerurlaub 🍉☀️🏞️

Vielen Dank für deine Nachricht.

Ich genieße gerade die Vorarlberger Bergwelt und schlecke mein 100stes Eis. Ergo: Ich mache Urlaub und bin von 25 Juli bis 7. August 2022 nicht erreichbar.

Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. Ab 8. August 2022 bin ich wieder mit kreativen Ideen zurück und freue mich auf unseren Austausch.

Entspannte Grüße,
Madlen Dürr

 

Ähnliche Beiträge: https://www.ikp.at/vor-dem-weihnachtsurlaub-abwesenheitsassistent-nicht-vergessen/

Titelbild

Madlen Dürr

Madlen
Dürr


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